Panduan ini ditujukan bagi Operator Kecamatan untuk membantu proses pengisian instrumen penilaian, pengunggahan dokumen pendukung, dan pemantauan status verifikasi dari OPD terkait.

Akses Sistem & Login

Cara Masuk ke Aplikasi

1. Buka browser (disarankan menggunakan Google Chrome atau Mozilla Firefox).
2. Ketikkan alamat tautan web aplikasi EKK yang telah diberikan oleh pihak pengelola.
3. Pada halaman utama, klik tombol Login.
4. Masukkan kredensial Anda:
   • Username / Email: (diberikan oleh admin Sekretariat)
   • Password: (kata sandi awal Anda)
5. Klik Login atau Masuk.

[!IMPORTANT] Keamanan Akun: Segera ganti kata sandi default (bawaan) Anda setelah pertama kali berhasil login. Klik menu Profile di pojok kanan atas, pilih profil Anda, dan ubah kata sandi dengan kombinasi yang kuat dan aman.

Mengenal Dashboard

Setelah berhasil masuk, Anda akan diarahkan ke halaman Dashboard. Halaman ini adalah pusat informasi utama Anda.

Di halaman ini, Anda dapat melihat:

• Tahun Penilaian Aktif: Memastikan Anda mengunggah dokumen untuk tahun penilaian yang benar.
• Progres Pengunggahan Dokumen: Persentase dokumen yang sudah Anda unggah dibandingkan dengan total dokumen instrumen yang diwajibkan.
• Progres Verifikasi: Menunjukkan sejauh mana dokumen Anda telah diperiksa oleh OPD penilai.
• Nilai Sementara: (Jika fitur diaktifkan) Perolehan skor Anda sejauh ini berdasarkan dokumen yang disetujui.

Proses Pengunggahan Dokumen

Tugas utama Operator Kecamatan adalah melengkapi instrumen penilaian dengan bukti berupa dokumen (softcopy).

Langkah-langkah Unggah Dokumen:

1. Pada menu navigasi utama (sebelah kiri/atas), pilih menu Instrumen Penilaian atau Unggah Dokumen.
2. Anda akan melihat daftar Indikator dan Sub-Indikator yang wajib dipenuhi oleh kecamatan Anda.
3. Pilih salah satu Sub-Indikator yang ingin dilengkapi.
4. Klik tombol Pilih File atau Unggah.
   • Format File: Hanya file dengan ekstensi .pdf yang diperbolehkan.
   • Ukuran Maksimal: (Biasanya maksimal 5 MB per file, mohon kompresi ukuran PDF Anda jika terlalu besar).
5. (Opsional) Tambahkan Keterangan singkat bila diperlukan untuk memudahkan verifikator membaca isi file Anda.
6. Klik Simpan atau Upload.

[!TIP] Tips Kompresi: Jika ukuran PDF Anda lebih dari 5 MB, Anda dapat menggunakan layanan gratis seperti ilovepdf.com atau smallpdf.com untuk mengecilkan ukuran (compress) sebelum mengunggahnya.

Memantau Status Verifikasi Dokumen

Dokumen yang telah Anda unggah tidak langsung mendapat nilai. Dokumen tersebut akan diperiksa terlebih dahulu oleh Verifikator OPD yang menaungi indikator tersebut.

Terdapat 3 jenis status verifikasi yang wajib Anda perhatikan:

Cara Melakukan Revisi Dokumen

Apabila dokumen Anda mendapatkan status ❌ Ditolak:

1. Buka kembali halaman Unggah Dokumen.
2. Cari sub-indikator yang statusnya Ditolak.
3. Klik pada indikator tersebut untuk melihat Catatan Verifikator. Di sini OPD akan menuliskan alasan penolakan (contoh: "Dokumen buram, mohon unggah ulang SK tahun terbaru").
4. Persiapkan file PDF perbaikan sesuai dengan catatan dari OPD.
5. Lakukan proses unggah ulang seperti biasa (file lama akan secara otomatis ditimpa atau digantikan oleh file baru).
6. Setelah diunggah, status akan kembali menjadi ⏳ Pending untuk diperiksa ulang oleh OPD.

[!WARNING] Harap pantau sistem EKK secara berkala dan perbaiki dokumen yang ditolak sebelum batas waktu (deadline) pengisian instrumen ditutup oleh pihak pengelola.

Pertanyaan Umum & Kendala Teknis (FAQ)

Q: Saya lupa kata sandi saya, apa yang harus dilakukan? A: Karena alasan keamanan, sistem mungkin tidak menyediakan fitur 'Lupa Password' otomatis bagi operator kecamatan. Segera hubungi pihak Administrator (Tim Sekretariat Pemkab/Pemkot) agar kata sandi Anda direset dari dalam sistem pusat.

Q: Saya sudah mengunggah file yang benar, tapi salah klik. Bisakah saya menghapusnya? A: Ya. Selama status dokumen masih Pending, Anda dapat menghapus file tersebut atau langsung menimpanya dengan mengunggah file yang baru. Namun, jika dokumen sudah berstatus Disetujui, Anda tidak dapat lagi mengubahnya kecuali OPD membatalkan persetujuan.

Q: File PDF saya terdiri dari 5 dokumen terpisah, sedangkan sistem hanya menyediakan 1 tombol unggah? A: Silakan gabungkan (merge) kelima dokumen PDF tersebut menjadi 1 file tunggal secara berurutan. Anda dapat menggunakan aplikasi PDF Binder atau layanan merge PDF online gratis sebelum mengunggahnya.

Panduan ini dibuat secara terpusat. Untuk pertanyaan terkait instrumen penilaian, harap langsung menghubungi OPD Pengampu indikator.

Panduan ini disusun bagi Tim Penilai (Verifikator dari Instansi OPD) yang bertugas memeriksa, memberikan catatan, memvalidasi dokumen yang dikirimkan oleh pihak Kecamatan, serta memasukkan skor penilaian ke dalam sistem.

Akses Sistem & Login

1. Buka browser (disarankan menggunakan Google Chrome atau Mozilla Firefox).
2. Kunjungi alamat tautan web aplikasi EKK yang telah ditentukan.
3. Pada halaman utama, klik tombol Login.
4. Masukkan kredensial Anda:
   • Username / Email: (Email/username akun OPD Anda)
   • Password: (Kata sandi yang telah diberikan)
5. Klik Login atau Masuk.
6. Sangat Disarankan: Segera ganti kata sandi default (bawaan) Anda setelah berhasil login pertama kali melalui menu Profile.

Mengenal Dashboard Tim Penilai

Sebagai OPD, layar Dashboard Anda dikhususkan untuk menampilkan tugas-tugas verifikasi:

• Tahun Penilaian Aktif: Memastikan Anda berada di siklus evaluasi tahun yang tepat.
• Antrean Verifikasi (Pending): Menampilkan jumlah dokumen dari kecamatan yang belum Anda periksa.
• Progres Verifikasi: Melihat rasio antara dokumen yang sudah Anda periksa (disetujui/ditolak) dengan total dokumen yang masuk untuk indikator yang menjadi tanggung jawab OPD Anda.

Proses Verifikasi Dokumen & Penilaian

Tugas krusial dari OPD Penilai dilakukan di halaman Verifikasi Dokumen.

Langkah-langkah Verifikasi:

1. Buka menu Verifikasi Dokumen atau Penilaian dari bilah navigasi.
2. Anda akan melihat daftar tabel dokumen yang telah dikirimkan oleh berbagai Kecamatan. Tabel ini secara otomatis telah difilter hanya untuk Indikator dan Sub-Indikator yang menjadi tanggung jawab (wewenang) OPD Anda.
3. Untuk mulai memeriksa, klik tombol Verifikasi atau ikon 'Mata' (View) pada salah satu dokumen yang bersatus Pending (Menunggu).
4. Pratinjau File: Anda dapat mengunduh atau melihat langsung file PDF yang dilampirkan oleh kecamatan.
5. Lakukan evaluasi terhadap dokumen tersebut.
6. Pada formulir verifikasi, tentukan Status Verifikasi:
   • ✅ Disetujui: Pilih ini jika dokumen valid dan memenuhi kriteria kelengkapan indikator.
   • ❌ Ditolak: Pilih ini jika dokumen salah, kurang lengkap, atau tidak valid.
7. Pemberian Nilai: Jika status Disetujui, masukkan skor numerik ke kolom Nilai (Pastikan nilai tidak melebihi rentang Nilai Maksimal yang tercantum pada sub-indikator tersebut).
8. Catatan (Wajib jika Ditolak): Berikan umpan balik atau alasan jika Anda menolak dokumen, agar pihak kecamatan tahu bagian mana yang harus diperbaiki.
9. Klik Simpan atau Submit.

Studi Kasus Permasalahan & Cara Menanganinya

Berikut adalah situasi-situasi di lapangan yang sering terjadi saat proses verifikasi dan panduan standar tindakan (Standard Operating Procedure) untuk Tim Penilai:

Kasus 1: Dokumen Tidak Lengkap atau Kehilangan Tanda Tangan

Kondisi: Kecamatan mengunggah file SK, namun di halaman terakhir tidak terdapat tanda tangan / stempel basah pimpinan, atau lampiran terpotong. Tindakan:

• Status: Pilih Ditolak (Revisi).
• Catatan: Tuliskan dengan sangat jelas, misal: "Dokumen ditolak. Lampiran SK kurang lengkap (halaman ke-3 hilang) dan belum dibubuhi stempel/tanda tangan basah Camat. Silakan scan dan unggah ulang."
• Catatan Ekstra: Tidak perlu mengisi skor/nilai.

Kasus 2: Dokumen Tidak Relevan (Salah Kamar)

Kondisi: Indikator menuntut bukti "Dokumen Perencanaan (Renstra)", namun kecamatan mengunggah dokumen "Absensi Kehadiran Pegawai". Tindakan:

• Status: Pilih Ditolak (Revisi).
• Catatan: "Dokumen yang diunggah tidak relevan dengan kriteria Sub-Indikator ini. Seharusnya yang diunggah adalah dokumen Rencana Strategis (Renstra) terbaru."

Kasus 3: Kualitas Pindai (Scan) Sangat Buruk / Tidak Terbaca

Kondisi: Dokumen sebenarnya benar, namun hasil scan terlalu buram, terpotong, atau resolusinya terlalu rendah sehingga substansi isinya tidak bisa divalidasi. Tindakan:

• Status: Pilih Ditolak (Revisi).
• Catatan: "Dokumen tidak dapat dibaca karena hasil pemindaian (scan) terlalu buram/gelap. Mohon lakukan scan ulang dengan resolusi yang lebih baik agar dapat dinilai."

Kasus 4: Kesalahan Input Nilai (Human Error dari Tim Penilai)

Kondisi: Anda terlanjur mengklik Disetujui dan memasukkan nilai "50", padahal seharusnya nilainya "80". Tindakan:

• Selama masa pengisian dan verifikasi instrumen belum ditutup secara permanen oleh Admin Sekretariat, Anda masih dapat meralatnya.
• Cari dokumen tersebut di tabel daftar verifikasi (gunakan kolom pencarian atau ubah filter untuk menampilkan dokumen yang statusnya sudah 'Disetujui').
• Buka kembali formulir verifikasinya, ubah nilainya menjadi 80, lalu klik Simpan.

Kasus 5: Kecamatan Sudah Memperbaiki Dokumen (Upload Ulang)

Kondisi: Sebelumnya Anda menolak sebuah dokumen. Keesokan harinya, kecamatan mengunggah ulang dokumen revisi. Tindakan:

• Dokumen tersebut akan kembali muncul di Dashboard antrean Anda dengan status Pending.
• Buka dokumen tersebut, evaluasi file PDF yang baru.
• Jika sudah sesuai, ubah status menjadi Disetujui, berikan Nilai, dan berikan Catatan (opsional) seperti "Dokumen perbaikan telah diterima dan tervalidasi". Klik Simpan.

Kontak Penanganan Masalah Teknis

Jika sebagai Tim Penilai Anda mengalami masalah seperti:

• Indikator/Sub-indikator yang Anda ampu tidak muncul di menu verifikasi.
• Sistem lambat atau error saat memuat dokumen PDF kecamatan.
• Terdapat kecamatan palsu (dummy) yang mengotori daftar evaluasi.

Mohon segera tangkap layar (screenshot) masalah yang Anda alami dan teruskan ke Grup / Kontak Admin Sekretariat Kabupaten/Kota untuk pengecekan data teknis lebih lanjut. OPD tidak diizinkan mengubah struktur master pemetaan indikator secara mandiri.

Panduan Fitur Survei Kepuasan Sistem

Sistem Evaluasi Kinerja Kecamatan (EKK)

Aplikasi EKK dilengkapi dengan fitur Survei Kepuasan Pengguna untuk mengumpulkan masukan (feedback) dari pengguna, baik Operator Kecamatan maupun Tim Penilai (OPD), guna perbaikan sistem di masa mendatang.

Panduan ini terbagi menjadi dua bagian: Cara Mengisi Survei (untuk seluruh pengguna) dan Cara Melihat Hasil Survei (khusus untuk Administrator Pusat).

1. Panduan Mengisi Survei (Bagi Pengguna)

Setiap akun pengguna (Kecamatan/OPD) memiliki kesempatan untuk memberikan 1 (satu) kali ulasan terhadap kualitas sistem EKK.

Langkah-langkah Pengisian:

1. Masuk (login) ke dalam sistem EKK menggunakan akun Anda.
2. Perhatikan bilah navigasi (menu) di sebelah kiri layar, lalu cari dan klik menu Survei Kepuasan atau Survei.
3. Pada halaman Survei Kepuasan Pengguna, Anda akan melihat dua isian utama:
   • Tingkat Kepuasan (Rating): Klik ikon Bintang (1 hingga 5) untuk memberikan penilaian numerik. Bintang 5 berarti "Sangat Puas", sedangkan bintang 1 berarti "Sangat Tidak Puas".
   • Umpan Balik (Feedback): Tuliskan kolom komentar secara detail. Anda dapat memberikan kritik, saran, laporan masalah, atau pujian mengenai kemudahan penggunaan sistem ini.
4. Pastikan isian Anda sudah benar, lalu klik tombol Kirim Survei (atau Submit).
5. Sebuah pesan sukses akan muncul: "Terima kasih atas masukannya! Survei Anda telah disimpan."

[!NOTE] Setelah Anda mengirimkan survei, formulir pengisian akan ditutup dan Anda tidak dapat mengirim ulasan lagi menggunakan akun yang sama. Hal ini untuk mencegah spam. Jika ada keluhan mendesak, silakan gunakan fitur Pengaduan.

Panduan Fitur Pengaduan (Bantuan Teknis / Helpdesk)

Sistem Evaluasi Kinerja Kecamatan (EKK)

Fitur Pengaduan merupakan sistem tiket (ticketing system) terpadu di dalam aplikasi EKK. Fitur ini dirancang untuk mewadahi pelaporan masalah teknis, kendala sistem, atau pertanyaan administratif dari pengguna (Kecamatan/OPD) untuk ditindaklanjuti secara terukur oleh tim Administrator Pusat (Sekretariat).

Panduan ini terbagi menjadi dua bagian: Bagi Pengguna (Pelapor) dan Bagi Administrator (Tim Penanganan/Helpdesk).

Panduan Membuat Pengaduan (Bagi Pengguna)

Jika Anda menemui masalah seperti tidak bisa mengunggah dokumen, indikator tidak muncul, atau mengalami eror sistem lainnya, Anda dapat segera melaporkannya melalui langkah-langkah berikut:

A. Mengirim Tiket Pengaduan Baru

1. Masuk (login) ke dalam sistem menggunakan akun Anda.
2. Di bilah navigasi kiri, cari dan klik menu Pengaduan.
3. Di halaman Layanan Pengaduan, Anda akan melihat tombol untuk membuat pengaduan baru. Klik tombol tersebut (biasanya berlabel "Buat Pengaduan" atau ikon +).
4. Formulir isian akan terbuka. Lengkapi formulir tersebut:
   • Judul Pengaduan: Tulis judul singkat dan jelas yang menggambarkan masalah Anda. (Contoh: "Gagal mengunggah file SK di Indikator A").
   • Deskripsi Lengkap: Jabarkan secara rinci kronologi masalah Anda. Sertakan informasi apa yang sedang Anda klik dan pesan eror apa yang muncul di layar.
5. Klik Kirim Pengaduan (Submit).
6. Sistem akan memunculkan notifikasi sukses beserta ID Tiket Anda (berformat TKT-XXXXXXXX). Harap catat ID Tiket tersebut jika perlu ditanyakan melalui saluran komunikasi di luar sistem (seperti grup WhatsApp).

B. Memantau Status Pengaduan

Di halaman yang sama (di bawah tombol Buat Pengaduan), terdapat tabel Riwayat Pengaduan Anda. Anda dapat melacak:

• ID Tiket: Nomor unik referensi pelaporan Anda.
• Status Tiket:
  • Open: Pengaduan Anda baru masuk dan belum ditangani.
  • In Progress: Administrator sedang memproses dan mengerjakan solusi untuk masalah Anda.
  • Closed / Selesai: Masalah Anda telah berhasil diatasi.
• Tanggapan Admin: Jika tiket Anda sudah ditangani, Anda dapat membaca catatan solusi atau balasan dari Administrator di kolom ini.

[!IMPORTANT] Standar Layanan: Usahakan merespons tiket-tiket dengan status Open selambat-lambatnya 1x24 jam di hari kerja demi menjaga kelancaran proses input evaluasi EKK oleh instansi daerah.